ㅤㅤ ㅤㅤในยุค New Normal แบบนี้ หลายบริษัทคงจะกำลัง Work From Home กันอยู่แน่ ๆ และแน่นอนการติดต่อสื่อสารกันภายในบริษัท จะเกิดความลำบากมากยิ่งขึ้น HR หลายคน คงกำลังมองหาตัวช่วยในการติดต่อสื่อสาร ที่จะทำให้ใกล้ชิดพนักงานมากขึ้น แต่ยังลังเลในตัวเลือกช่องทางที่เหมาะสม หรือพบเจอข้อจำกัดของการใช้ ไลน์กลุ่ม อยู่แน่ ๆ วันนี้น้องโกจะพามาไขข้อข้องใจว่า LINE Group หรือ LINE OA กันแน่ที่เหมาะกับการใช้งานของ HR มากที่สุด
ㅤㅤ ㅤㅤหากย้อนกลับไปช่วงที่ทุกอย่างยังเป็นปกติสุข ทุกคนยังเดินทางไปทำงานที่ออฟฟิศในทุกวัน HR ยังคงนั่งทำงานหรือสัมภาษณ์ Candidate อยู่ในห้องสี่เหลี่ยม และมีภาพที่ผู้คนมากมายเดินเข้า – ออกห้อง HR อย่างขวักไขว่เป็นประจำ ทั้งคนที่มาเพื่อสมัครงาน, มาเพื่อขอใบลา, มาเพื่อเบิกค่ารักษาพยาบาล หรือมาเพราะมีธุระต่าง ๆ ที่ต้องติดต่อโดยตรงกับ HR ในตอนนั้น ทุกคนสามารถเข้าถึงฝ่ายบุคคลได้โดยง่าย ส่วน HR ก็ยังสามารถปิดประกาศ – แจ้งข่าวสารต่าง ๆ ที่ Information Board ของบริษัทได้ทุกเมื่อ แต่ทุกวันนี้พอมีข้อจำกัดในเรื่อง Social Distancing และพนักงานหลายคนต้องนั่งทำงานอยู่ที่บ้าน ทำให้ทุกคนต้องปรับตัวให้เข้ากับยุค Digital การประชุม และสัมภาษณ์งานจะต้องผ่านระบบ Conference ทั้งหมด การติดต่อสื่อสารกัน ระหว่างแผนก, ระหว่างองค์กร HR และพนักงาน จะต้องอาศัยตัวช่วยในการสื่อสารระยะไกลที่ง่าย และตอบโจทย์การทำงานที่ HR ต้องการ ทั้งยังสามารถเข้าถึงพนักงานได้ทุกคน
ㅤㅤ ㅤㅤตัวช่วยที่ว่าคงหนีไม่พ้นเครื่องมือที่ชื่อว่า “LINE” เพราะคนไทยส่วนใหญ่ใช้ LINE ในการสื่อสารเป็นหลัก และ LINE ยังมีฟีเจอร์ที่ชื่อว่า LINE Group กับ LINE OA และเชื่อว่า HR บางคนยังมองว่า มีแค่ไลน์กลุ่ม ก็สามารถใช้ในการสื่อสารกับพนักงานภายในองค์กรได้เพียงพอแล้ว จนลืมนึกไปว่ายังมีข้อจำกัดที่ HR หลายคนยังไม่รู้
LINE Group
ㅤㅤ ㅤㅤเป็นฟีเจอร์หนึ่งใน LINE ที่มีไว้สำหรับการแชทตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มีสมาชิกได้สูงสุด 500 คนต่อกลุ่ม เหมาะสำหรับการรับ – ส่ง และแลกเปลี่ยนข้อมูลกันภายในห้องแชท หรือกลุ่มขนาดเล็ก และยังสามารถจัดเก็บบันทึกไฟล์รูปภาพ หรือข้อความเอาไว้ในกลุ่มนั้นได้ ในรูปแบบอัลบั้ม และโน้ต นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นห้องประชุม Video Conference หรือ Group Call รวมถึงสามารถส่งข้อมูล แจ้งข่าวสารแบบ 1 Way Communication ได้อีกด้วย
ㅤㅤ ㅤㅤในมุมของ HR การใช้ไลน์กลุ่มจะเหมาะสำหรับติดต่อกันภายในแผนก หรือองค์กรขนาดเล็ก ที่มีพนักงานไม่เกิน 500 คน ใช้สำหรับส่งแจ้งประกาศข่าวสาร – ข้อมูล ให้พนักงานทุกคนทราบในเรื่องเดียวกัน และยังสามารถจัดการสมาชิก ให้เข้าหรือออกจากกลุ่มได้ ในขณะเดียวกันไม่ใช่แค่ HR จะสามารถบริหารจัดการไลน์กลุ่มได้ แต่สมาชิกทุกคนในกลุ่มก็สามารถจัดการลบหรือเพิ่มสมาชิกคนอื่น ๆ ได้เช่นกัน
ข้อควรระวังในการใช้ LINE Group
- ระวังเรื่องมารยาท หรือกฎการใช้ไลน์กลุ่ม ควรมีกฎการใช้กลุ่ม และระวังผู้ที่ไม่เคารพกฎกติกา
- ระวังสมาชิกอาจได้รับข้อมูลไม่ทั่วถึง เพราะในกลุ่มอาจมีการแชททับซ้อนกัน
- ระวัง Spam หรือผู้ที่ก่อกวน ปั่นป่วนในกลุ่ม อาจโดนคนอื่นลบกลุ่ม หรือลบสมาชิกได้
- ระวังการแชร์ข่าวลวงโดยสมาชิกท่านอื่น ทำให้ควบคุมได้ยาก
- ระวังการพูดคุยเรื่องส่วนตัว เพราะไลน์กลุ่มที่มีทุกคนในบริษัท และบางเรื่องไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนได้รับรู้
- ระวังไฟล์หมดอายุ การส่งไฟล์ในแชทกลุ่ม มีอายุได้ไม่เกิน 14 – 30 วัน ยกเว้นไฟล์ภาพในอัลบั้ม และไฟล์ที่เก็บไว้ในโน้ต
- ระวังความขัดแย้งกันภายในกลุ่ม หากเกิดความขัดแย้งกัน อาจก่อให้เกิดการแบ่งฝ่ายในบริษัทได้
- ระวังการส่งข้อความซ้ำซ้อนจนทำให้เกิดความรำคาญของสมาชิกได้ ทำให้สมาชิกบางคนต้องปิดกั้นการรับข่าวสารจากกลุ่ม หรือจาก HR ได้
| ข้อดี | ข้อเสีย |
| เข้าถึงง่าย ใช้งานฟรี ด้วย Application LINE | ไม่เป็นส่วนตัวในไลน์กลุ่ม ใช้เป็นช่องทางแชทแบบ 1:1 ไม่ได้ |
| สามารถมีสมาชิกได้ตั้งแต่ 2 – 500 คน | จำนวนสมาชิกใน 1 กลุ่ม จำกัด 500 คน (และใน 1 LINE จำกัดเพื่อน 5,000 คน) |
| จัดเก็บไฟล์รูปภาพแบบถาวรในอัลบั้มได้ | ไฟล์ที่จัดเก็บได้มีจำกัดวันหมดอายุไฟล์ |
| สามารถแจ้งประกาศได้ เป็น 1 ways Communication | ไม่สามารถ Broadcast ได้ |
| สามารถจัดการการเข้า-ออกของสมาชิกกลุ่มได้ | ทุกคนมีสิทธิ์จัดการสมาชิกได้ อาจเสี่ยงเรื่องการ ลบกลุ่ม |
| ผู้โพสต์สามารถกด Unsend ข้อความได้ ถ้าส่งผิด | แอดมินไม่สามารถควบคุมข้อความที่แชทกันในกลุ่มได้ |
LINE OA
ㅤㅤ ㅤㅤLINE OA ย่อมาจาก LINE Official Account หรือไลน์บัญชีทางการ เป็น Platform ที่ออกแบบมาให้ใช้ในเชิงธุรกิจ ซึ่งเหมาะกับธุรกิจหลายประเภท เพราะมีฟังก์ชันหลากหลายที่ตอบโจทย์การใช้งานของธุรกิจเกือบทุกประเภท แต่เป็นสิ่งที่ HR หลายคนอาจจะมองข้าม เพราะคิดว่าการทำ LINE OA นั้นจะต้องมีค่าใช้จ่ายในการใช้งาน หรือมีความยุ่งยากกว่า LINE Group แต่ LINE Official Account ก็ยังสามารถเข้าถึงผู้ใช้งาน LINE ได้เช่นเดียวกัน เพียงแต่ HR จะต้องใช้งานใน Platform ที่ต่างออกไป ด้วย Application LINE Official Account
ㅤㅤ ㅤㅤLINE Official Account เหมาะกับองค์กรตั้งแต่ขนาดเล็ก ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีพนักงานจำนวนมาก หรือมีหลายสาขา สามารถเพิ่มผู้ติดตามได้ไม่จำกัด และมีแอดมินในบัญชีได้สูงสุด 100 คน มีฟังก์ชันหลากหลาย ที่ตอบโจทย์การทำงานของ HR ไม่ว่าจะเป็น การติดแชทแท็กเพื่อแยกกลุ่มพนักงานตามแผนก หรือตามอายุงาน การสร้างประกาศ หรือส่งบรอดแคสต์โดยแบ่งแยกตามกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการจะให้รับข่าวสารเฉพาะกลุ่ม หรือแผนก HR ยังสามารถแชทส่วนตัวกับพนักงานแบบ 1:1 ได้ สามารถออกแบบริชเมนูสำหรับใช้งานปุ่มลัดไปยังลิงก์ หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการ ให้พนักงานเข้าถึงโดยง่าย การสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อลดการทำงานของแอดมิน หรือ HR เพราะมีตัวช่วยในการตอบคำถามที่พบบ่อย การสร้างโพสต์ที่หน้า Timeline เพื่อให้พนักงานติดตามข่าวสารของบริษัท นอกจากนี้ยังสามารถสร้างริชคอนเทนต์ เพื่อให้พนักงานได้รับข่าวสารรูปแบบต่าง ๆ เช่น รูปภาพ และวิดีโอ ที่สามารถกดลิงก์ได้ เป็นต้น และที่สำคัญ LINE OA เปิดใช้งานฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย เว้นแต่การซื้อข้อความที่ต้องการใช้สำหรับบรอดแคสต์
ข้อจำกัดของการใช้ LINE OA
- ไม่สามารถเพิ่มเพื่อนเองได้ ต้องให้ผู้ติดตามเป็นคนกดเพิ่มเพื่อนเข้ามาก่อน
- ไม่สามารถลบหรือ Unsend ข้อความที่ส่งออกไปแล้วได้
- ไม่สามารถสร้างอัลบั้มรูปภาพได้ แต่สามารถส่งรูปภาพแบบรวมได้ และมีอายุเก็บได้นานถึง 1 ปี
- ไม่สามารถเลือกรับ หรือบล็อคผู้ติดตามได้ แต่สามารถคัดแยกประเภทได้
| ข้อดี | ข้อเสีย |
| เปิดใช้งานฟรี ผ่าน Application LINE Official Account และผู้ใช้เข้าถึงได้โดยแชทผ่าน LINE | มีค่าบริการเมื่อต้องใช้งาน ข้อความบรอดแคสต์มากกว่า 1,000 ข้อความ |
| สามารถมีสมาชิกได้ไม่จำกัด | แอดมินไม่สามารถเพิ่มจำนวน และบล็อกสมาชิกเองได้ |
| สามารถกำหนดสิทธิ์แอดมินได้ และมีแอดมินได้สูงสุด 100 คนต่อบัญชี | ผู้โพสต์ไม่สามารถกด Unsend ข้อความได้ ถ้าส่งผิด |
| สามารถเข้าร่วมเป็นสมาชิกในไลน์กลุ่มได้ | ข้อความ Broadcast จะไม่ส่งเข้าในไลน์กลุ่ม แต่จะส่งไปยังแชทของสมาชิกที่กดเพิ่มเพื่อนไว้ |
| จัดเก็บไฟล์ได้นาน 1 ปี | ไม่สามารถสร้างอัลบั้มได้ |
| สามารถ Broadcast ตั้งเวลา และเลือกกลุ่มเป้าหมายในการส่งได้ | – |
| เป็น 2 ways Communication สามารถแชทแบบ 1:1 ได้ | – |
| สามารถสร้างริชคอนเทนต์ และปุ่มเมนูลัดได้ | – |
| สามารถสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้ | – |
| สามารถติดแชทแท็กเพื่อแบ่งประเภทผู้ติดตามได้ | – |
ㅤㅤ ㅤㅤจากข้อมูลการเปรียบเทียบข้อดีและข้อเสียระหว่าง LINE Group และ LINE OA แล้ว HR หลายคนคงมองเห็นภาพชัดเจนมากขึ้นแล้วว่าองค์กรของคุณควรจะเลือกใช้ LINE แบบไหนที่ตอบโจทย์การทำงาน
ㅤㅤ ㅤㅤน้องโกจะสรุปให้เข้าใจง่าย ๆ ว่า LINE Group เหมาะสำหรับบริษัทขนาดเล็ก หรือใช้สำหรับติดต่อประสานงานภายในแผนก ส่วน LINE OA เหมาะจะเป็น LINE ที่เอาไว้ใช้ประกาศข่าวสารขององค์กร ไม่ว่าจะเพื่อการดูแลสวัสดิภาพพนักงาน หรือใช้เพื่อรับสมัครงานก็ดี ถ้ามองในรูปแบบการทำงานของ HR ก็เหมือนการทำงานในเชิงธุรกิจ ที่มีลูกค้าเป็นเหล่าพนักงาน หรือผู้สมัครงานนั่นเอง รู้แบบนี้แล้วจะช้าอยู่ไย มาสมัคร LINE OA กับน้องโกกันเลยที่นี่ LINE: @goonline หรือ Tel: 088-994-9924
An impressive share! I have just forwarded this onto
a co-worker who was doing a little homework on this.
And he in fact bought me lunch due to the fact that I found it for him…
lol. So allow me to reword this…. Thank YOU for the meal!!
But yeah, thanks for spending time to talk about this matter here on your web site.