วิธีบรีฟงาน ให้งานมีประสิทธิภาพ ตรงใจ ไม่ยืดเยื้อ

บรีฟงาน แล้วไม่ได้งานที่ตรงใจ เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ถือว่าเป็นปัญหาของคนทำธุรกิจที่มักจะเจออยู่บ่อย ๆ โดยเฉพาะบริษัทที่มีการมอบหมายให้ Agency หรือ Outsource ทำงานต่าง ๆ และแน่นอนว่าการทำงานกับคนนอกองค์กร จะต้องใช้การสื่อสารที่ชัดเจน ครบถ้วน และมีรายละเอียดมากกว่าปกติ หลาย ๆ ครั้ง มักจะต้องใช้เวลานาน ยืดเยื้อ กว่าจะได้งานที่ตรงใจ นั่นอาจจะเป็นเพราะ ตั้งแต่ขั้นตอนการเริ่ม บรีฟงาน ที่เข้าใจไม่ตรงกัน หรือมีข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ทำให้งานออกมาไม่ได้ประสิทธิภาพเท่าที่ควร วันนี้เราจะมาแชร์ วิธีการบรีฟงาน ที่จะช่วยทำให้ฝั่งธุรกิจกับ Agency ทำงานด้วยกันได้อย่างตรงใจ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกับงานนั้น ๆ ได้เป็นอย่างดี

แบรนด์ต้องเล่าภาพรวมธุรกิจ ให้ชัดเจน

ก่อนจะเริ่มต้นขั้นตอนทั้งหมด สิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นก็คือ “ภาพรวมของธรุกิจ” ธุรกิจควรเล่าให้กับทาง Agency ให้เข้าใจว่า ธุรกิจของคุณ ทำธุรกิจแนวไหน มีวิสัยทัศน์อย่างไร และสถานการณ์ตอนนี้ของบริษัท เป็นอย่างไรบ้าง เพื่อให้เข้าใจในแนวทางการทำงานขั้นตอนต่อ ๆ ไป นั่นเอง

ทำให้เข้าใจถึงตัวผลิตภัณฑ์

อธิบายถึงผลิตภัณฑ์ที่บริษัท ต้องการขาย หรือโปรโมท ให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะอธิบายได้ เพราะยิ่งการที่ผู้รับมอบหมายงาน มีข้อมูลและเข้าใจผลิตภัณฑ์ได้ดีเท่าไหร่ นั่นก็แปลว่า จะสามารถนำเสนอสินค้าได้น่าสนใจมากยิ่งขึ้น

บอก จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค ของธุรกิจ

4 สิ่งนี้ หรือที่รู้จักกันในคำว่า SWOT จะช่วยทำให้สามารถวางแผน และพัฒนากลยุทธ์ให้ดีมากยิ่งขึ้น แถมยังช่วยตั้งรับกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นทั้งภายใน และภายนอกได้อีกด้วย ดังนั้นถ้าธุรกิจสามารถเปิดเผยข้อมูลในส่วนนี้ได้ ก็จะเป็นประโยชน์ต่อการวางกลยุทธ์อย่างมาก

อ่านเพิ่มเติม : รู้จุดแข็งจุดอ่อนของธุรกิจด้วย SWOT

บอกความคาดหวังของแบรนด์ และวัตถุประสงค์

กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน ว่าการทำแผนงาน หรือแคมเปญนี้ ต้องการทำขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์เป้าหมายใดบ้าง เช่น สร้างยอดขาย, ทำให้แบรนด์เป็นที่รู้จัก, ทำให้คนมีประสบการณ์ร่วมระหว่างแบรนด์ หรือ อื่น ๆ เป็นต้น

กำหนดช่องทางต่าง ๆ ที่อยากใช้สื่อสาร

ปัจจุบันการวางแผนการตลาด มีช่องทางต่าง ๆ ให้เลือกมากมาย ทั้งออนไลน์ และออฟไลน์ โดยเฉพาะในส่วนของออนไลน์ ที่มีช่องทางมากมาย ที่แตกต่างกันออกไป ตามประเภทของผู้ใช้งาน ดังนั้นแบรนด์ควรกำหนดช่องทางที่ต้องการให้ทราบ ว่าอยากสื่อสารไปในช่องทางไหนเป็นพิเศษบ้างนั่นเอง

งบประมาณ หรือ Budget เป็นสิ่งที่สำคัญ

แบรนด์ควรบอกงบประมาณให้กับทาง Agency อย่างชัดเจน ว่ามีงบประมาณทั้งหมดเท่าไหร่ หรือถ้าเป็นไปได้ หากสามารถจำแนกงบประมาณออกเป็นส่วน ๆ ให้ทราบได้ ยิ่งจะทำให้สามารถทำงานออกมาได้ตอบโจทย์กับความต้องการมากเท่านั้น

กำหนด Timeline ที่ชัดเจน ในแต่ละขั้นตอน

หลังจากที่เราได้ทราบข้อมูลต่าง ๆ กันมาแล้ว อีกสิ่งที่มักจะเป็นปัญหาในทำงานร่วมกันระหว่างแบรนด์และ Agency นั่นก็คือ เรื่องของ ระยะเวลาในการทำงาน ควรคุยกันให้ชัดเจน และดูตามความเหมาะสม ว่างานแต่ละงาน ควรจะใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ พร้อมทั้งบรีฟไทม์ไลน์ที่ชัดเจน เพื่อที่จะทำให้ชิ้นงานนั้น ออกมาตรงตามเวลา และมีประสิทธิภาพนั่นเอง

ขั้นตอนการบรีฟงานให้มีประสิทธิภาพนั้น ที่จริงเป็นเรื่องง่าย ๆ ที่เชื่อว่าหลาย ๆ ธุรกิจ คงจะต้องทำกันเป็นประจำอยู่แล้ว ในองค์กร แต่อาจจะลืมให้ความสำคัญในบางข้อไปบ้าง เมื่อทำงานร่วมกับ Agency หรือ Outsource หรือถ้าธุรกิจไหน คิดว่ายังไม่มีข้อมูลที่มากพอ ในการบรีฟ ให้คุยกับทาง Agency เพื่อหาแนวทางร่วมกัน และให้ทาง Agency ที่มีทีมงานผู้เชี่ยวชาญ ช่วยวิเคราะห์ และวางแผนงานต่าง ๆ ให้กับคุณได้เช่นกัน ดังนั้นไม่เพียงแต่ฝั่งธุรกิจ หรือผู้จ้างงาน จะต้องพยายามบรีฟ ให้ชัดเจนครบถ้วนแล้ว ทาง Agency หรือ ผู้รับมอบหมาย ก็ต้องมีวิธีการทำงาน ที่จะช่วยให้การทำงานระหว่างสองฝั่ง เป็นไปได้ด้วยความสะดวก และมีประสิทธิภาพเช่นเดียวกัน